Le Règlement intérieur

Fédération Française d’Athlétisme

Comité Départemental d’Athlétisme de l’Ariège

Commission Départementale des Courses Hors Stade

REGLEMENT INTERIEUR DE LA CDCHS 09 Ariège

 

Préambule

Dans chaque département est instituée une Commission Départementale des Courses Hors Stade (CDCHS). Ses attributions, sa composition et les modalités de son rattachement fonctionnel et financier à la FFA sont définies dans le Règlement des manifestations hors-stade adopté par la FFA. Ce règlement mis à jour régulièrement est consultable dans sa dernière version sur le site internet de la FFA  (www.athle.fr).Tous les organisateurs d’une épreuve hors-stade doit respecter les règles administratives, ainsi que les règles techniques et de sécurité fédérales qui y sont renseignées.

Le règlement de la CDCHS09 est un complément au Règlement des manifestations hors-stade en vigueur. Il définit les règles propres au fonctionnement administratif, matériel et financier de la CDCHS09. Il est adopté par vote à main levée à la majorité simple en réunion plénière. Peuvent participer au vote, les Présidents de chaque association organisatrice d’une ou plusieurs épreuves hors-stade inscrites au calendrier de l’année N, ou leurs représentants préalablement désignés suivants les règles définies dans le règlement des manifestations hors-stade (Titre B.2-1-2)

Une voix par association.

Important : Le(a) Président(e) du CDA ou son représentant€ est membre de droit et éligible comme Président(e)de la Commission.

Le Président du CDA peut convoquer une réunion extraordinaire.

Le Président de la commission doit être licencié à la FFA dans le mois qui suit son élection.

Article 1 : cotisation des membres de la CDCHS09

1.1.La cotisation est obligatoire pour toute organisation ayant organisé une épreuve durant l’année N.

1.2.Les modalités de calcul et le montant annuel de la cotisation à la CDCHS09 sont définis au mois de juin de l’année N par le bureau de la CDCHS09 pour le compte de l’année N+1

1.3.Les modalités de calcul et le montant de cotisation sont précisés lors de la demande d’inscription d’une épreuve au calendrier FFA de la CDCHS09

1.4.Le règlement de cette cotisation permet :

D’être membre de la CDCHS09 pour l’année N+1
D’inscrire une épreuve au calendrier fédéral de la CDCHS09 lors de la réunion plénière de l’année N
De bénéficier, sous conditions contractuelles, de la mise à disposition, s’il en est, du matériel de la CDCHS09 ou ses partenaires. Ce référencement est obligatoire. L’organisateur doit fournir l’ensemble des données et matériels de communication nécessaires à la formalisation des supports promotionnels (logos, descriptif de l’épreuve,….). En cas de refus de l’organisateur, l’épreuve ne sera pas inscrite au calendrier fédéral

1.5.Le montant de cette cotisation sera majoré de 100%, lorsqu’un organisateur souhaitant inscrire une épreuve au calendrier fédéral n’est pas présent ni dûment représenté lors de la séance plénière.

1.6.En cas d’annulation d’une épreuve inscrite au calendrier, la cotisation annuelle ne sera pas remboursée à l’organisateur.

1.7.Gratuité de la cotisation pour les courses à but humanitaire. Seront considérées « à but humanitaire » les organisations qui reverseront la totalité des inscriptions à une association caritative ou humanitaire et reconnue comme telle. Le règlement de la course devra le stipuler sans ambigüité et une vérification sera faite par la CDCHS09 auprès de l’association en question.

Article 2. calendrier des épreuves de la CDCHS09

Le calendrier de l’année N de la CDCHS09, est disponible sur le site de la FFA (www.athle.fr),

Sur demande adressé au bureau de la CDCHS09 (contact@cdchs09.fr) ou sur le site de la CDCHS09 (www.cdchs09.fr) .

2.1. Les organisateurs, membres de la CDCHS09, réunis en réunion plénière, avant le 1er octobre de l’année N, définissent le calendrier de l’année N+1. Les convocations seront transmises aux membres du bureau au moins un mois avant la date de la réunion. Cette convocation comprend le formulaire de demande d’inscription d’une course au calendrier FFA de la CDCHS09. Le formulaire est à retourner par mail à l’adresse contact@cdchs09.fr, dûment complété au moins 15 jours avant la date de la réunion plénière.

Toute demande incomplète sera refusée.

2.2. L’inscription au calendrier est subordonnée à l’acquittement de la cotisation annuelle, au plus tard le jour de l’AG plénière de la CDCHS09 (cf. article 1.4)

2.3. La dénomination de la course (trail, découverte….) devra respecter les critères édictés dans le règlement FFA.

2.4. Toute épreuve qui aura cessé son activité durant une année sera considéré comme une nouvelle épreuve, dans la mesure ou elle souhaiterait figurer à nouveau au calendrier de la CDCHS09

2.5. Toute demande de modification de date intervenant après l’AG sera soumise aux règles édictées à l’article 3

2.6. Sous un mois maximum après l’AG, le bureau de la CDCHS09 diffusera le calendrier des courses hors stade du département de l’année N+1

2.7. Le bureau de la CDCHS09 pourra proposer la vente d’encarts publicitaires dans les supports de communication aux organisateurs, aux partenaires de la CDCHS09 ou de toute autre structure publique ou privée

2.8. Tout changement de responsable d’organisation devra être transmis sans délai au bureau de la CDCDS09 par mail à l’adresse contact@cdchs09.fr.

Article 3 : intégration de nouvelles courses au calendrier

Toute demande d’organisation d’une nouvelle épreuve formulée avant, pendant ou après l’AG  de l’année N (pour le calendrier N+1) sera soumise aux règles suivantes :

3.1. Chaque nouvel organisateur est tenu de transmettre à la CDCHS09 par mail contact@cdchs09.fr le « formulaire de demande d’inscription d’une course au calendrier FFA » au moins 15 jours avant l’AG ou au minimum 4 mois avant la date de l’épreuve, Faute de quoi le bureau refusera la demande.

3.2. La date de la nouvelle épreuve pourra être retenue à la double condition :

– de n’avoir aucune autre course inscrite au calendrier le même jour
– de se situer à 80 km à vol d’oiseau, au moins de la (les)course(s) inscrite(s) au calendrier le même week-end.

3.3. Dans la mesure ou un organisateur ne remplirait pas l’une des deux conditions ci-dessus, il devra fournir à la CDCHS09 l’accord écrit de l’organisateur concurrent.
Sans accord écrit sa demande sera refusée par le bureau

3.4. Toute demande adressée en courrier recommandé avec accusé de réception ou par mail à la CDCHS09 devra faire l’objet d’une réponse dans un délai de 15 jours.

En l’absence de réponse, la demande d’inscription de la nouvelle course sera acceptée par la CDCHS09.

Article 4. Mise à la disposition de matériel

4.1. La CDCHS09 peut mettre à la disposition des structures à jour de cotisation du matériel dont la liste sera mise à jour annuellement.

La demande doit se faire à l’aide du document prévu à cet effet

Les premiers demandeurs seront prioritaires

Les conditions de prêt sont définies contractuellement entre l’organisateur et la CDCHS09

Article 5. fonctionnement du bureau de la CDCHS09

5.1. La CDCHS09 possède un compte bancaire séparé sous l’appellation « CDA-CDCHS09 »

Sous l’autorité du Président de la commission

Le contrôle financier est opéré par le Comité Départemental

5.2. Les membres du bureau agissent bénévolement et, sauf cas exceptionnel, ne peuvent bénéficier de défraiement par la CDCHS09 pour des dépenses engagées dans le cadre de leurs missions

5.3. Le bureau se réserve le droit de rémunéré les prestations de service pour le fonctionnement du secrétariat et d’un site CDCHS09

5.4. Les membres du bureau ne peuvent pas prendre par aux discutions et avis qui concerne leur organisation

5.5. En cas de litige, la voie du président est prépondérante

Adopté en AG plénière
Pour le CDCHS09
Gérard MASCLET
Président

 

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